Modalità e criteri di acquisizione dei documenti PDF Stampa E-mail
Martedì 26 Maggio 2009 11:09

Le descrizioni bibliografiche dei documenti sono state prodotte mediante l’utilizzo del sistema  PUMA-PUblication Management , sviluppato presso l’ISTI.

 

I documenti sono stati descritti in base ai contenuti e assegnati alle tipologie di lavoro previste dal sistema.

 

Il codice identificativo di ogni lavoro è quello attribuito automaticamente dal sistema e formato dal nome della collezione, dalla sigla corrispondente alla tipologia, dall’anno e dal numero progressivo all’interno dell’anno stesso.

 

Per ogni documento è stata mantenuta, comunque, l’informazione sul codice identificativo originale apposto sulle copie cartacee, archiviato nel campo Numero Documento/Codice Originale nel quale è stata mantenuta anche l’informazione sull’appartenenza dei lavori alla prima o seconda serie.

 Le pubblicazioni sono costituite, per lo più, da lavori pubblicati su riviste nazionali o internazionali e a congresso, nazionale o internazionale. Laddove il lavoro era presentato, in Documentazione 2, come Pubblicazione del CSCE pur non essendo associato a nessuna notizia di avvenuta pubblicazione, questo è stato assegnato alla tipologia IS-Collana Istituzionale.

 

Le altre tipologie di documenti inserite nel database sono tutte Note Interne sebbene questa categoria presenti al suo interno anche altri tipi di documenti come Tesi e/o Rapporti di progetto. La scelta effettuata è stata quella di assegnare a questo gruppo di lavori la codifica generale di Note interne, rispettando così la natura originaria dei documenti pur fornendo le informazioni specifiche, relative ai singoli contenuti, nel campo Descrizione previsto dal sistema.

 

Le fonti utilizzate per la descrizione formale dei documenti sono state gli stessi documenti e le descrizioni bibliografiche, presenti in Documentazione 2, alle quali è stato fatto riferimento anche per il completamento della notizia, nei casi in cui la copia del documento presente in archivio risultasse carente di informazioni.

 

Per alcuni lavori, anonimi o di attribuzione incerta, data l’obbligatorietà del campo autori prevista dal sistema, è stato inserito l’autore collettivo CSCE. Le descrizioni sono state corredate dei rispettivi Sommari o Abstract quando presenti nel lavoro o quando dal lavoro stesso era possibile, per il catalogatore, estrapolare informazioni utili alla compilazione del campo.

 

Eventuali notizie riportate sui documenti e non associabili a nessuno dei campi specifici previsti dal sistema, ma ritenute importanti ai fini della descrizione, sono state inserite nel campo Note. Sia ai documenti “published” che ai documenti “unpublished”, inseriti nella collezione, è stato assegnato il diritto di accesso Libero, di solito usato soltanto per gli “unpublished documents”, perché ogni vincolo contrattuale, derivante da eventuali accordi con gli editori è da considerarsi ormai estinto per il superamento dei limiti temporali previsti dalla normativa italiana sul D.A .

 

L’indicizzazione semantica è stata condotta analizzando tutte le fonti previste normalmente per questo tipo di attività, in modo da identificare i contenuti fondamentali dei documenti. I concetti sono stati espressi assegnando ad ogni lavoro uno o più descrittori testuali liberi e uno o più descrittori testuali controllati e derivati dal sistema di classificazione in uso presso la biblioteca dell’ISTI, ACM Computing Classification System (1998), affiancati dai rispettivi codici di classe. La ricerca ed il recupero dei documenti, in base al loro contenuto, possono essere effettuati inserendo il codice di classe e/o il termine testuale desiderati nel campo Soggetti del sistema.

 

Ad ogni descrizione bibliografica è stato associato il file corrispondente. La digitalizzazione dei documenti è avvenuta mediante l’utilizzo della macchina RICOH – AFICIO 3224c, in dotazione alla Biblioteca dell’Area della Ricerca del CNR.

 

Le difficoltà maggiori riscontrate in questo processo sono state dovute, soprattutto, allo stato dei documenti “storici”, in particolare a quello delle note interne, dato che le pubblicazioni erano quasi tutte costituite da estratti ben conservati. Spesso le note interne si sono presentate stampate con il testo inclinato, con inchiostri che con il tempo si sono sbiaditi e con numerosi fogli lacerati.

 

Il lavoro di acquisizione, dunque, è stato lungo e complesso ed ha richiesto, talvolta, diversi passaggi allo scanner e successive rielaborazioni con un software specifico che consente di editare i file ottenuti con l’acquisizione, fino a che il risultato non è stato ritenuto soddisfacente. Il criterio che è stato seguito ha favorito, soprattutto, la leggibilità e la facile consultazione delle note interne ma ha prodotto, spesso, la perdita del formato originale delle stesse. Sono stati acquisiti anche i disegni ed altre particolarità per le quali è eventualmente consigliata la visione delle copie cartacee, comunque conservate presso la biblioteca dell’ISTI.

 

Ringraziamo la Dr.ssa Maria Bruna Baldacci per aver curato la catalogazione semantica delle Pubblicazioni e delle Note interne (prima serie).

 

Ultimo aggiornamento Lunedì 08 Giugno 2009 15:53
 

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